El
Proceso de Negociación Contractual
El
proceso de negociación puede analizarse en tres etapas:
1.
Planificación:
contempla el diagnóstico, la estrategia y las tácticas.
2.
Negociación
Cara a Cara:
contiene sus propias etapas.
3.
Análisis
posterior:
incluye el análisis de los resultados del proceso
- La planificación:
Es
la parte más importante de la negociación pues garantiza la
preparación del proceso. Una buena preparación previa es el camino
más seguro para llegar a una negociación satisfactoria. Lo que se
haga o se deje de hacer antes de llegar a la mesa de negociaciones se
revelará en cuanto se llegue a ella.
El
arte de la dirección consiste en saber lo que hay que hacer y cómo
hacerlo. Lo mismo puede decirse del arte de la negociación. Y es,
precisamente, la fase de la planificación la apropiada para definir
lo que hay que conseguir y cómo conseguirlo.
La
mayoría de los directivos se inclinan mucho más a tomar medidas que
a dedicar tiempo a reflexionar sobre las condiciones y la
planificación adecuada, quizás debido en parte por las limitaciones
de tiempo y las presiones de trabajo. Para muchos, planificar resulta
aburrido y tedioso por lo que se deja a un lado para "entrar
rápido en acción", sin pensar que no planificar es planificar
un fracaso.
En
tal sentido, en la planificación de una negociación resulta de gran
ayuda la estratificación del proceso en tres fases:
1.
Diagnóstico
2.
Estrategia
3.
Tácticas
El
diagnóstico Constituye una fase de vital importancia para la
negociación, pues a partir de ella se obtiene una información
relevante que apoya la estrategia y tácticas a emplear.
-Tipo
de negociación:
Se
identifica el tipo de negociación a la que se enfrentan y su nivel
de complejidad. Sobre la base de estas apreciaciones, se podrá
definir el modo de negociación, es decir, cooperativo o competitivo
-El
poder negociador:
Enfrentarse
a un proceso negociador presupone, ante todo, evaluar el balance del
poder negociador entre las partes. Existen muchas fuentes de poder.
Es
tan fuerte o tan débil como nosotros creemos que es. El poder
negociador transita por el análisis de un grupo de factores
determinantes que son:
- Información:
Mientras
más conozca sus fortalezas y debilidades y las de su contraparte,
así como del objeto de negociación y del entorno, mayor poder
tendrá.
- Legitimidad:
Ninguna
fuente de poder puede hipnotizar tanto como el poder de la
legitimidad. El poder está investido por factores tales como la
opinión pública, un sentido de rectitud, una buena trayectoria, una
posición bien respaldada.
- Compromiso:
El
compromiso, la lealtad y la amistad son baluartes de poder. La gente
que está comprometida con sus metas o con la satisfacción de otros
tiene un poder oculto.
- Tiempo:
El
tiempo y la paciencia son poder. La persona que está más
restringida por el límite de tiempo proporciona al oponente una base
de poder.
- Saber callarse:
Para
no dar más información de la necesaria y para escuchar debidamente
y esperar las respuestas de la contraparte es importante.
- Asumir riesgos:
La
seguridad es una meta de los humanos. La persona que está dispuesta
a aceptar una carga más grande de inseguridad con respecto a un
premio o a un castigo, aumenta su poder.
- Dependencia:
En
la medida que su contraparte dependa más de usted (o al menos piense
de esa forma), tendrá más poder. Si usted depende más de su
contraparte (o ésta lo piense así), tendrá menos poder.
- Habilidades para negociar:
Para
identificar sus necesidades y objetivos y los de su contraparte; para
argumentar sus posiciones; encontrar opciones; salir airoso de
situaciones conflictivas; ser firme y flexible y, al mismo tiempo,
para crear un clima colaborativo, para convencer sobre su "poder”
- Esfuerzo:
Negociar
es un trabajo arduo. En tal sentido, el deseo de trabajar es poder.
Tal vez el trabajo más pesado lo imponen los requerimientos de
planeación. La parte más dispuesta a trabajar duro gana en poder.
- Análisis DAFO:
Todo
el esfuerzo previo desarrollado en el análisis del tipo de
negociación y del poder negociador constituye importantes puntos de
partida para efectuar un análisis DAFO (debilidades, amenazas,
fortalezas y oportunidades) de la negociación. Como resultado de
este análisis se podrá obtener la información acerca de los
factores internos y externos que favorecen el proceso negociador y la
posibilidad de lograr acuerdos.
- La Estrategia:
Es
donde los especialistas exponen mayor diversidad de posiciones. Sin
embargo, hay algo en común entre ellos y es que la parte más
sensible de un proceso de negociación es la determinación de la
estrategia.
La
estrategia comienza con el conocimiento de la situación crítica
negociable, es decir, aquellas situaciones donde es importante que
las partes involucradas deban quedar satisfechas con los acuerdos que
se logren, por la importancia de mantener o crear una relación a
largo plazo o donde se requiere la necesidad de compromiso de una o
ambas partes.
-Objetivos:
Son
las metas, los resultados que se proponen alcanzar los negociadores
en los diferentes objetos de negociación. En las negociaciones son
denominados también posiciones.
-La
Táctica:
Si
bien se decía anteriormente que la estrategia es, en esencia, lo que
piensan los negociadores, la táctica es lo que hacen los
negociadores. Si se mira sólo a la estrategia se puede tropezar con
obstáculos que están a la vista y nunca alcanzar los objetivos.
2.
La
negociación cara a cara
Los
negociadores exitosos se preocupan mucho por su comportamiento "cara
a cara". Ellos evitan cuidadosamente el uso de las frases
irritadoras como: "Mi oferta es generosa" o "mi oferta
es justa o razonable".
-Etapas
de la negociación cara a cara:
La
negociación cara a cara cuenta de cinco etapas bien definidas, como
son:
- La apertura:
En
esta etapa se da inicio al proceso, por lo que resulta necesario en
la misma hacer las presentaciones formales, exponer y acordar la
agenda, definir las reglas de trabajo para llevar a cabo la
negociación y concretar la logística del proceso.
- Las expectativas:
En
esta etapa las partes presentan sus expectativas, hacen las
aclaraciones correspondientes y efectúan los ajustes necesarios a la
agenda como resultado de este proceso.
- El intercambio:
Es
aquí donde comienzan a ponerse en práctica las estrategias y
tácticas previamente definidas, se produce en un primer momento una
especie de comparación.
- El acercamiento:
Es,
posiblemente, la etapa más decisiva para el logro de resultados
concretos y la más creativa desde el punto de vista de las
decisiones que se adoptan para alcanzarlos.
- El cierre:
Incluye
la revisión de los acuerdos, la definición de las fechas y los
responsables, los mecanismos de seguimiento y monitoreo de los
acuerdos y la aprobación final.
3.
Análisis
posterior
En
esta etapa se analizan los resultados del proceso, las experiencias
adquiridas, las perspectivas futuras y el control o seguimiento de
los resultados.
-Fórmulas
para el Éxito de la Negociación:
- La negociación no es una competencia. Se puede encontrar un mejor trato para ambas partes.
- Tiene más poder del que usted cree. Busque los límites del poder de su oponente.
- Escriba un plan. Nunca decida en ningún punto a menos que este preparado para hacerlo.
- Sin importar que tan grandes sean las diferencias, nunca tenga miedo de negociar.
- No hable. Escuche sin criticar.
- No se sienta limitado por la posición o la autoridad. Una vez que haga su tarea, debe estar dispuesto a enfrentarlos.
- No se sienta limitado por los hechos, promedios o estadísticas.
- Una negociación difícil tiene conflictos. La persona que tiene una necesidad de caer bien esta propenso a ceder demasiado.
- Ponga metas más altas. Prepárese para tomar los riesgos. También esté preparado para trabajar duro y ser paciente.
- Pruebe a su oponente. Nunca sabe lo que él estará dispuesto a ceder. Tome el tiempo y sea persistente.
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